Volunteers
Postes de direction disponibles
Black Tusk Nordic Events Society (BTNES) est le comité organisateur hôte des Championnats nationaux canadiens de ski nordique/Coupe continentale FIS de saut à ski et de combiné nordique du 17 au 27 mars 2022 et du 27 janvier au 5 février 2023 FIS Nordic Junior World Ski Les championnats auront lieu au Parc olympique de Whistler. Les collectivités de Squamish et de Whistler seront les municipalités hôtes pour l'hébergement, les repas et les cérémonies.
Les Championnats de mars 2022 attireront plus de 1 000 athlètes de partout au Canada et aux États-Unis. Les Championnats du monde de janvier 2023 attireront quelque 500 athlètes de 40 pays ainsi que 500 autres officiels, entraîneurs, soigneurs, etc. ainsi que des milliers de fans/spectateurs.
BTNES renforce son équipe de bénévoles et a deux postes de direction qu'il cherche à pourvoir.
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RESPONSABLE DE LA COORDINATION ET DES SERVICES DES BÉNÉVOLES
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RESPONSABLE DE LA COORDINATION ET DES SERVICES ALIMENTAIRES DU SITE
RESPONSABLE DE LA COORDINATION ET DES SERVICES DES BÉNÉVOLES
En tant que membre clé de l’équipe de direction, vous fournirez une stratégie, des conseils et une coordination pour recruter et gérer environ 300 bénévoles, ainsi que la coordination avec les responsables des bénévoles techniques du sport. Les bénévoles généraux seront actifs dans tous les domaines de l’événement, y compris : le transport, l’hébergement, la restauration, la superposition des sites, les récompenses et les cérémonies, le stationnement, la gestion des spectateurs, les divertissements, le marché du festival, etc.
Tâches pendant la phase de planification pré-événement :
Recrutement
- Cartographier et définir les besoins en personnel, y compris les exigences du poste (avec l’aide du directeur des opérations et d’autres gestionnaires)
- Préparer un concept de recrutement pour les bénévoles, y compris un plan de communication
- Trouver et devenir super-utilisateur d’un portail logiciel de recrutement comprenant des outils de gestion pour la planification, etc. (peut être en mesure d’utiliser le logiciel Whistler Sport Legacies existant)
- Effectuer le recrutement des bénévoles en collaboration avec les autres gestionnaires
Éducation/Formation
- Préparer/élaborer un plan de formation spécifique à l’emploi des bénévoles
- Réaliser la formation en collaboration avec le comité organisateur et les responsables des secteurs fonctionnels
Informations/communications
- Préparer et diffuser des informations générales aux bénévoles (les responsables des domaines fonctionnels seraient chargés de communiquer les tâches et les horaires spécifiques à l’emploi à leurs groupes respectifs)
- Répondre aux courriels généraux et aux demandes téléphoniques des bénévoles • Mettre à jour les renseignements sur les bénévoles sur les pages Web de l’événement
- Préparer et produire un guide des bénévoles
Autres tâches générales
- Créer un programme de reconnaissance pour les bénévoles
- Organiser un « Kick-off » ou réunion d’information pour les bénévoles
- Organiser une fête de clôture ou d’été pour les bénévoles
- Préparer des propositions de concept pour les uniformes/vêtements des bénévoles et gérer la distribution des uniformes/vêtements
Tâches pendant l’événement lui-même :
Gérer la fonction de service bénévole :
- Organiser et gérer une zone fonctionnelle de service volontaire avec la responsabilité de l’enregistrement, de la nourriture, des vêtements et des mesures environnementales pour tous les volontaires
- Organiser et faire fonctionner un comptoir d’enregistrement pour les bénévoles le matin (et fournir des informations générales importantes au besoin)
- Organiser et faire fonctionner le service de restauration pour les bénévoles, y compris le café/thé le matin et le déjeuner
- Coordonner l’installation, le nettoyage et les heures d’ouverture de la salle/tente de restauration o Commander de la nourriture auprès du responsable de la restauration
- Créer une liste de distribution pour les sacs/boîtes à lunch
- Veiller à ce que les bénévoles aient un uniforme/des vêtements appropriés
- Assurez-vous que les bénévoles ont des descriptions de travail/tâches claires, le transport et l’hébergement si nécessaire, et qu’ils ont une personne à qui parler pour les demandes de renseignements généraux
RESPONSABLE DE LA COORDINATION ET DES SERVICES ALIMENTAIRES DU SITE
Garder nos athlètes, bénévoles et officiels bien nourris et heureux au Parc olympique de Whistler sera un élément clé d’un événement réussi. En tant que Venue Food Manager, vous assurerez la planification stratégique, les partenariats et la coordination des traiteurs et des fournisseurs alimentaires. Des services de restauration seront fournis dans la zone du stade de ski de fond, dans la zone du stade de saut à ski ainsi que dans les tentes/bâtiments des athlètes et des bénévoles.
Tâches pendant la phase de planification pré-événement :
- Identifier et planifier les services de restauration et de boissons requis sur le site (parc olympique de Whistler) pour toutes les fonctions liées à l’événement, y compris le nombre de repas quotidiens pour les bénévoles, les officiels, les athlètes, les médias, les VIP, etc.
- Le responsable opérationnel de l’événement aidera à identifier toutes les exigences
- Aide à trouver une entreprise de restauration si nécessaire
- Créer un horaire de service alimentaire (avec des horaires, etc.)
Tâches pendant l’événement lui-même :
- Mettre en place des emplacements de restauration (tentes ou roulottes, etc.) et coordonner le service (dîner principalement) aux différentes fonctions
- Travailler avec le traiteur (ou les sponsors) pour recevoir, stocker, congeler les aliments et les boissons (au besoin)
- Distribuer de la nourriture (aux officiels qui ne peuvent pas quitter leur espace de travail) selon les besoins
- Organisez le café, le thé et les boissons de manière à ce qu’ils soient disponibles toute la journée
Nous contacter
Si l’un de ces postes vous intéresse, veuillez contacter :
Norman Laube
Président – Comité organisateur local
Société d’événements nordiques Black Tusk
778 953 1653
[email protected]
